增加收入必須降低采購成本。企業(yè)銷售每增加一美元，將會產(chǎn)生大約10美分到30美分的成本支出，包括清潔、維修、辦公用品、臨時工等等。今天，對于大多數(shù)企業(yè)來說，采購管理已經(jīng)成為僅次于人力資源管理的第二大成本支出。確切地說，由于采購管理的低效，每年都有幾十億美元被白白浪費。因此，越來越多的企業(yè)開始仔細審查其采購業(yè)務(wù)，尋求降低成本、減少時間浪費的采購方法，以確保采購業(yè)務(wù)的開展更加穩(wěn)定、更加廉價。

　　為了提高采購業(yè)務(wù)的效率和效益，企業(yè)必須遵循以下七個規(guī)則：

　　1、建立企業(yè)費用支出明細表。企業(yè)所有的費用都應(yīng)該詳細記錄在一張表上，這樣一方面有助于發(fā)現(xiàn)資金節(jié)約的機會，避免產(chǎn)生浪費，另一方面也有助于把企業(yè)的采購業(yè)務(wù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行比較，消除無效的采購操作。

　　2、進行費用分析。通過費用分析，企業(yè)根據(jù)自身的購買力需要明確采購什么、誰來采購、向誰采購。通過分析，應(yīng)該解決一些關(guān)鍵的問題：采購費用是多少？與同行業(yè)的其他企業(yè)相比，采購成本的高低情況？首選供應(yīng)商的采購量是多少？此外，通過費用分析企業(yè)也能夠明確支出項目，制定相應(yīng)的采購戰(zhàn)略以降低采購成本。有一點須指出，費用分析是一個持續(xù)進行的過程，不能間斷。

　　3、支持戰(zhàn)略性采購。戰(zhàn)略性采購是任何成功采購的精髓。遵循第一、第二個規(guī)則后，要為每一項費用支出制定一個戰(zhàn)略。企業(yè)應(yīng)明確以下問題：為了節(jié)約成本、提高服務(wù)質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)如何改進供應(yīng)鏈？企業(yè)的供應(yīng)需求是什么？如何制定統(tǒng)一采購規(guī)范，內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、配送、服務(wù)條款和單位成本？如何采購可替代性產(chǎn)品？一旦這些問題得以解決，制定出相應(yīng)采購戰(zhàn)略，企業(yè)就可以胸有成竹地與供應(yīng)商談判。同時，這也為將來評估供應(yīng)商績效奠定了基礎(chǔ)。

　　4、從戰(zhàn)略層面應(yīng)用技術(shù)。與供應(yīng)商簽訂合同后，企業(yè)需投資安裝跟蹤采購活動的軟件，向供應(yīng)商發(fā)送電子訂貨單和其他電子文件，這樣既有利于減少書寫錯誤，又能夠加快訂單的處理。采購軟件技術(shù)能夠使訂貨更加快速便捷，將節(jié)約出的訂貨時間用來完成更加重要的任務(wù)。此外，采購軟件技術(shù)也能夠簡化企業(yè)費用分析和合同部門間信息的溝通，這樣有利于同供應(yīng)商建立同盟關(guān)系。換句話說，企業(yè)可以通過軟件技術(shù)了解供應(yīng)商是否確實在供貨，以及企業(yè)員工是不是從重點供應(yīng)商那里采購原材料。但有一點：技術(shù)不是采購的萬能鑰匙。電子采購系統(tǒng)是十分有用的采購輔助工具，但是為了獲得長期的效益，企業(yè)需要對操作人員進行專業(yè)培訓(xùn)。

　　5、將采購業(yè)務(wù)提升至企業(yè)發(fā)展重要戰(zhàn)略地位。如果得不到高層經(jīng)理的認(rèn)同，再好的采購計劃都是沒有意義的。因此，企業(yè)應(yīng)思路清晰地闡明如何降低采購成本，從而贏得財務(wù)總監(jiān)的認(rèn)可。

　　6、擬定合理計劃確保獲得企業(yè)內(nèi)部的支持和供應(yīng)商的執(zhí)行。假如企業(yè)已經(jīng)明確成本節(jié)約的機會，也能夠監(jiān)控供應(yīng)商的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，同時高層經(jīng)理也認(rèn)可了采購計劃，然而采購部門仍以高成本從很多供應(yīng)商購買服務(wù)和產(chǎn)品。這種情況下，企業(yè)應(yīng)該確保有適當(dāng)?shù)娜藛T、以適當(dāng)?shù)姆椒罟⿷?yīng)商和員工。請牢記：供應(yīng)商對采購計劃的執(zhí)行和績效的評估負(fù)有同樣重要的責(zé)任。為適應(yīng)時刻變化的需求和企業(yè)間合作關(guān)系，企業(yè)要考慮供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量及柔性，從而確定這個企業(yè)是否容易合作。

　　7、改變企業(yè)員工行為。員工參與對于一個成功的采購計劃是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)必須激勵員工積極參與，使他們了解采購的作用及其對整個企業(yè)的影響力。員工的思維和行為方式必須和采購流程相一致，其態(tài)度和信念也必須符合企業(yè)的采購理念。每當(dāng)企業(yè)有新的變動或者采用新技術(shù)時，員工都會感到有壓力。所以，開誠布公是非常重要的，要向員工解釋企業(yè)進行變動的原因及其能夠帶來的好處，解答他們的疑問，減輕他們的壓力，告訴他們?nèi)绾巫霾艑居欣＿@就是企業(yè)變動管理所面臨的挑戰(zhàn)。

　　改變企業(yè)員工行為非常重要，所以再強調(diào)一遍，因為如果員工不支持，任何計劃都是紙上談兵。

　　附錄：關(guān)于企業(yè)費用分析

　　企業(yè)費用的透明化是比較棘手的問題。大多數(shù)企業(yè)的會計體系都不會專門進行費用分析，他們只是有代表性地把一些部門的運營成本與財政預(yù)算進行比較。這些會計體系提供了全面的財務(wù)計劃和控制措施，但是并沒有以采購人員應(yīng)如何節(jié)約成本的方式對企業(yè)費用支出情況予以記錄。而且，許多公司都缺乏重要的費用數(shù)據(jù)庫。由于企業(yè)之間的兼并與重組，許多大公司往往設(shè)有多個子公司、分公司，而這些子公司或分公司都是以各不相同的會計體系記錄并上報費用支出情況，再加上數(shù)據(jù)存儲格式的多樣性，最終導(dǎo)致費用信息在整個企業(yè)各部門間難以實現(xiàn)共享以及不可能以統(tǒng)一的方式進行監(jiān)控。而且，費用類數(shù)據(jù)在歸類或編碼時常常會被有意或無意地判斷錯。當(dāng)出現(xiàn)錯誤時，企業(yè)必然無法正確地掌握其支出和收入情況。

　　怎么辦呢？惟一的方法就是進行費用分析。費用分析要求企業(yè)建立一個中央數(shù)據(jù)庫，包含企業(yè)所有的費用支出信息，這一方面有助于決策者發(fā)現(xiàn)費用的來源，制定戰(zhàn)略決策，另一方面有利于支出的規(guī)范化。

　　費用分析能夠向企業(yè)準(zhǔn)確地提供現(xiàn)有合同下企業(yè)對供應(yīng)商的應(yīng)付款項及款額信息，同時，它還能夠輔助企業(yè)選擇最佳供應(yīng)商。舉例來說，企業(yè)各部門都需要打印服務(wù)，人力資源部與幾個供應(yīng)商簽訂合同為其提供從工資單到利潤分紅等多種打印服務(wù)，市場營銷部門可能與另外一些打印服務(wù)提供商簽訂合同為其提供銷售單打印服務(wù)等，而投資者可能會再另外選擇一些打印服務(wù)提供商為其提供年度報表打印服務(wù)等等。這是大公司普遍存在的不合理情形。如果公司進行費用分析，從費用支出明細表中就能夠發(fā)現(xiàn)這種不合理性，從而采取措施避免這種局面的產(chǎn)生。