隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)信息管理系統(tǒng)已逐步進(jìn)入物流領(lǐng)域，為物流企業(yè)提供了快捷、準(zhǔn)確的遠(yuǎn)程管理手段和物流信息的快速查詢手段，成為物流企業(yè)經(jīng)營管理的最佳助手。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)中的管理方案凝聚著行業(yè)的寶貴管理經(jīng)驗，是實現(xiàn)對企業(yè)規(guī)范化管理的最佳方式。一套功能完善、實用的信息管理系統(tǒng)相當(dāng)于把企業(yè)所有業(yè)務(wù)和員工作業(yè)放在了信息管理系統(tǒng)這一 “生產(chǎn)流水線”上高效、規(guī)范地運作。

　　在跨區(qū)域、跨行業(yè)的大型物流企業(yè)中，如果沒有一套完善的管理系統(tǒng)，很難想像它如何能夠應(yīng)對成千上萬、瞬息萬變的貨物信息以及各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，從而確保企業(yè)發(fā)展壯大。

　　雖然許多物流企業(yè)都已開始使用信息管理系統(tǒng)，但是，由于在添置系統(tǒng)時沒有做好準(zhǔn)備，沒有確立正確的信息管理目標(biāo)，或者沒有根據(jù)自身管理環(huán)境選擇具有拓展功能的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致不少物流企業(yè)都在應(yīng)用過程中不同程度地對管理系統(tǒng)產(chǎn)生了一定誤解，以為它只是對合同、單證、貨物等的記錄和查詢、統(tǒng)計，并沒有真正使用信息管理系統(tǒng)中強(qiáng)大的綜合管理功能，同時由于已使用的管理系統(tǒng)沒有企業(yè)的自主更新、升級的功能，致使信息管理系統(tǒng)不能與公司的業(yè)務(wù)發(fā)展同步升級和完善，有的甚至成為企業(yè)發(fā)展的煩惱和絆腳石。

　　如果企業(yè)選擇管理系統(tǒng)僅僅是管理某項業(yè)務(wù)，如對單證、貨物或貨款的統(tǒng)計、查詢，而不是選擇從公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生開始的一系列綜合管理，如：訂單、貨物、倉儲、運輸、財務(wù)結(jié)算、績效管理、決策分析、市場預(yù)測、經(jīng)營狀態(tài)、風(fēng)險預(yù)警、統(tǒng)計查詢等等，或者圖簡單和便宜，只應(yīng)用管理系統(tǒng)中的某項管理功能，這不僅對企業(yè)管理沒有多大的幫助，有時還會約束了企業(yè)的發(fā)展，也就失去了應(yīng)用管理系統(tǒng)的真正意義。

　　事實上，一套功能完善的信息管理系統(tǒng)不僅能為企業(yè)管理提供高效、可靠、經(jīng)濟(jì)、安全的管理手段，大幅提高工作效率、降低運營成本，而且能顯著地優(yōu)化管理、減少中間管理環(huán)節(jié)，洞察公司全局，并且能為公司決策層提供真實可靠的信息，所以物流企業(yè)在選擇管理系統(tǒng)時必須首先明確自身管理目標(biāo)和管理方案，選擇適合企業(yè)自身現(xiàn)狀和發(fā)展需要的信息管理系統(tǒng)。

　　由于信息管理系統(tǒng)的管理功能必須要求與現(xiàn)實管理具有一致性和同步性，軟件工程開發(fā)人員如果沒有豐富的物流業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗，或者沒有認(rèn)真作好行業(yè)管理方案的調(diào)查，沒有物流行業(yè)綜合管理常識，他們所開發(fā)的管理系統(tǒng)也不可能會滿足企業(yè)的管理要求。同樣，物流企業(yè)在添置管理系統(tǒng)時，并不能簡單地視同添置一套設(shè)備那樣，擇簡單、便宜而置，應(yīng)該抱著將要把公司的業(yè)務(wù)全部交給信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的思想，同時還要制定明確的管理目標(biāo)、方案去選擇信息管理系統(tǒng)。

　　由于企業(yè)的管理是隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷地發(fā)展和完善的，這就要求管理系統(tǒng)無論是在管理功能上還是在操作上都必須符合企業(yè)發(fā)展的要求。企業(yè)在選擇管理系統(tǒng)時絕對不能輕信“多年運行”、 “成熟管理方案”等說法，因為市場環(huán)境在不斷變化，企業(yè)的業(yè)務(wù)也在不斷發(fā)展變化，經(jīng)營管理流程更是在不斷調(diào)整、完善之中，并且每個企業(yè)都有自己的管理特色，所以任何一套信息管理系統(tǒng)只是相對地成熟和完善。企業(yè)自身沒有做好細(xì)致的需求調(diào)查，正確添置 “量身定制”而直接套用現(xiàn)成的管理系統(tǒng)是不可取的，即使部分管理功能可以套用，但企業(yè)管理 “特色”往往就是應(yīng)用單位管理要點，勉強(qiáng)使用現(xiàn)成的管理系統(tǒng)也不過是 “勉強(qiáng)”運行管理系統(tǒng)、“勉強(qiáng)”管理企業(yè)業(yè)務(wù)。

　　信息系統(tǒng)沒有強(qiáng)大的綜合管理功能不可能成為企業(yè)管理的 “助手”，但除此之外，一套優(yōu)秀的信息管理系統(tǒng)還必須具備可以讓用戶根據(jù)各自的發(fā)展要求對系統(tǒng)進(jìn)行自主更新、維護(hù)系統(tǒng)的功能。這就要求軟件開發(fā)商除了必須擁有一套相對成熟和完善的企業(yè)管理方案之外，還要賦予系統(tǒng)具備自我更新和維護(hù)的功能，可以不斷升級，從而實現(xiàn)為用戶 “量身定制”下的靈活的管理功能配制。

　　選擇符合企業(yè)自身現(xiàn)狀及將來發(fā)展的信息管理系統(tǒng)，對企業(yè)是一項重大的管理決策。那么物流企業(yè)應(yīng)該怎樣選擇物流信息管理系統(tǒng)呢？我這里有以下幾點建議：

　　一、與軟件公司共同制定出企業(yè)的主營業(yè)務(wù)管理流程方案和統(tǒng)計報表方案，特別是 “特色”環(huán)節(jié)絕對不能丟掉。使用單位與軟件開發(fā)商要一同確定本單位業(yè)務(wù)管理需求，參考同行管理經(jīng)驗和自身管理 “特色”，制定出 “量身定制”的信息管理系統(tǒng)的管理方案。

　　二、制定由淺入深的實施方案。物流企業(yè)一般具有網(wǎng)點分布地域廣、人員難以集中、管理流程多的特點，沒有一套簡易可行的實施方案是難以推廣應(yīng)用管理系統(tǒng)的。特別在要害部門和重要環(huán)節(jié)，如網(wǎng)點的新訂單 （業(yè)務(wù)合同）、財務(wù)結(jié)算等地方，沒有一套完善的培訓(xùn)和實施方案，是難以正確推廣和應(yīng)用信息管理系統(tǒng)的。

　　三、使用單位需認(rèn)真調(diào)查軟件開發(fā)商的技術(shù)實力和開發(fā)手段。沒有ERP開發(fā)經(jīng)驗和沒有自主的、先進(jìn)的ERP開發(fā)技術(shù)，而僅僅只有一般編寫代碼方式開發(fā)的信息系統(tǒng)難以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)不斷調(diào)整變化，系統(tǒng)自主更新的需求。

　　四、一定要選擇具有用戶自主更新、調(diào)整管理功能的管理系統(tǒng)。用戶不可能將自己的業(yè)務(wù)放心地全盤交給一套固化的，不能根據(jù)自身業(yè)務(wù)變化而自主調(diào)整、更新的信息管理系統(tǒng)去進(jìn)行業(yè)務(wù)的綜合管理。

　　五、用戶必須要求軟件供應(yīng)商提供系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)培訓(xùn)，將系統(tǒng)更新、維護(hù)、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)移植到用戶手里，否則難以保障系統(tǒng)能夠長期正常、安全地運行。

　　六、根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和管理方式選擇低成本的硬件添置方案，不要盲目地追求高檔硬件，除服務(wù)器外，基層的電腦硬件不必添置高檔配置的設(shè)備，只要夠用就行。基層設(shè)備投資往往是企業(yè)應(yīng)用信息管理系統(tǒng)中最大的投資項目，好的信息管理系統(tǒng)不是完全依賴基層硬件運行的，所以只要本著節(jié)省投資的原則，采購到能滿足系統(tǒng)運行的一般配置硬件設(shè)備即可。

　　七、用戶一定不能抱著勉強(qiáng)、夠用的思想來選擇信息管理系統(tǒng)。將來企業(yè)發(fā)展的趨勢必然是要全盤交給信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，所以誰也不愿對自己企業(yè)進(jìn)行勉強(qiáng)、大約地管理。要把信息管理系統(tǒng)當(dāng)成企業(yè)的管家，認(rèn)真、全盤、詳細(xì)地探討和研究、選擇信息管理系統(tǒng)。

　　八、物流業(yè)屬服務(wù)行業(yè)，用戶必須重視系統(tǒng)是否具有良好的客戶服務(wù)功能。如：貨物查詢、結(jié)算查詢、客戶信息反饋，客戶自主查詢等。這些功能直接體現(xiàn)了企業(yè)對外服務(wù)能力和形象，是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，所以要求信息管理系統(tǒng)必須具有一套完善的客服管理體系。

　　除上述幾點要引起重視外，用戶還必須認(rèn)真考慮應(yīng)用信息管理系統(tǒng)的管理目標(biāo)。如：

　　單證全程管理、查詢和統(tǒng)計；

　　對單證、貨、車、人、事、錢的綜合管理；

　　對業(yè)務(wù)的全程監(jiān)控，各管理環(huán)節(jié)的違規(guī)預(yù)警管理；

　　對財務(wù)管理中電子賬本的綜合管理；

　　對報表的組合、樣式、內(nèi)容等管理；

　　對管理流程的權(quán)限分配和登錄、操作的管理；對客戶服務(wù)的管理。

　　尤其值得重視的是：系統(tǒng)應(yīng)有正確的綜合預(yù)警、財務(wù)綜合管理、統(tǒng)計分析功能。如：

　　總部各網(wǎng)點、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的當(dāng)前狀態(tài)監(jiān)控和管理分析；

　　市場、經(jīng)營決策分析；

　　財務(wù)綜合決策分析；

　　績效綜合管理分析；

　　管理系統(tǒng)的兼容性；如對第三方硬件、GPS的支持等；

　　跨年度財務(wù)管理方案；

　　長期滯納數(shù)據(jù)批量處理方案。

　　特別是異常分析、預(yù)警功能，這是企業(yè)管理中最實用、最直接有效的管理手段。一套優(yōu)秀的信息管理系統(tǒng)應(yīng)有這些的管理功能，用戶要根據(jù)管理需求制定出管理提示、違規(guī)、限額等預(yù)警值的系統(tǒng)管理方案，這樣才能充分發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動化處理、高效管理功能，使企業(yè)管理更快捷、準(zhǔn)確和安全。

　　應(yīng)用信息管理系統(tǒng)時，可以通過比較財務(wù)手工賬本是否與電子賬本數(shù)據(jù)一致，衡量出系統(tǒng)應(yīng)用是否成功和正確實現(xiàn)管理目標(biāo)。如果財務(wù)手工賬本與電子賬本是一致，說明系統(tǒng)數(shù)據(jù)是正確、應(yīng)用無誤，是成功的標(biāo)志之一，否則就是不成功或者管理方案設(shè)計有漏網(wǎng)、有缺陷。

　　另外，許多用戶在應(yīng)用了信息管理系統(tǒng)后，都因系統(tǒng)滯后的管理功能而感到無奈，有的甚至產(chǎn)生放棄使用信息管理系統(tǒng)的想法，其實這是不必要的。不要丟棄已投資的信息管理系統(tǒng)，重新回到手工時代，而應(yīng)該在原來的基礎(chǔ)上積極提高，更新和優(yōu)化管理方案，完善和更新管理系統(tǒng)，或者重新添置更完善、更強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)，使企業(yè)管理更積極、更主動、更完善。

　　信息管理系統(tǒng)是物流企業(yè)的現(xiàn)代化管理手段之一，它的應(yīng)用不僅能為企業(yè)節(jié)省運營成本，更為重要的是能夠大幅減少管理中間層，不受經(jīng)營中人為因素的干擾，把運營狀態(tài)和結(jié)果真實、快捷地實時反映出來，為管理者提供可靠的決策信息，同時企業(yè)可不受任何人事流動事件的干擾而保持業(yè)務(wù)正常經(jīng)營，這些優(yōu)點對許多大型零擔(dān)物流企業(yè)都有著重要的意義。

　　時代在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，信息時代的今天，軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，給我們提供了更有效、更科學(xué)、更強(qiáng)大的管理手段。我們也應(yīng)該充分利用這些資源和手段來經(jīng)營和管理企業(yè)，讓每個管理者在決策時更科學(xué)，在管理時更從容，使企業(yè)的運作更高效，發(fā)展更壯大！

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